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Cómo asegurar el legado vía Family Office

El Family Office exitoso busca crecer y preservar la riqueza, junto con abordar el problema de sucesión, gobierno, impuestos entre otros.

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La idea del Family Office nació en el siglo XIX en donde la familia del Financista J.P Morgan fundó “House of Morgan”, para administrar los activos de la familia. Hoy en día, el Family Office es una organización familiar que administra el patrimonio privado y otros asuntos familiares.

Actualmente existen diferentes tipos de family office, entre ellos el office de una sola familia (SFO), que es una entidad legal distinta que sirve a una familia, el office multifamiliar que atiende a varias familias que reúnen su patrimonio, y el family office integrado (EFO), que normalmente tiene una estructura informal dentro una empresa propiedad de un individuo o una familia.

¿Por qué tener un Family Office?

El Family Office se apoya en la visión y legado de la familia, transiciones de liderazgo y de riquezas exitosas. Estas también incluyen algunos beneficios, que son la privacidad y confidencialidad, ya que el Family Office es la única entidad que conserva toda la información de los miembros de la familia, cubriendo toda la cartera de activos, impuestos, actividades e información personal en general. Por otro lado, también contiene otro tipo de ventajas, como una estructura de gobierno y gestión transparente, junto con una alineación de intereses, mayores rendimientos potenciales y una mejor gestión de riesgos.

Al establecer un Family Office, es necesario tomar en cuenta diversas consideraciones, ya que han existido casos en los que no se ha logrado cumplir con las expectativas de la familia, ya que dentro de ella pueden surgir problemas como la falta de infraestructura del mercado, legal y fiscal, junto a la preferencia por la privacidad, la falta de confianza en trabajadores externos, expectativas de rendimiento de la organización que no se encuentran alineadas y la diferencia generacional entre quienes forman parte de la empresa familiar.

¿Qué debe hacer el Family Office?

Antes de crear un plan de negocios dentro del Family Office, la familia debe determinar las expectativas, junto a las prioridades y el alcance para decidir qué servicios necesita. Estos pueden incluir: planificación financiera (Inversiones, filantropía y gestión de vida), estrategia (asesoría comercial, financiero y planificación patrimonial), gobernanza (informes, mantenimiento de registros y planificación de la sucesión) y asesoramiento (Impuestos y legal, cumplimiento y gestión de riesgos)

  1. Diseñar un plan de negocios, personal y una estrategia

Es importante que la familia desarrolle plan de negocios, que cuente con profesionales que colaboren en la mirada estratégica y permita a la familia pensar de forma diferente y así se encuentre mejor preparada para enfrentar los desafíos del futuro.

El plan de Negocios debe contener:

  • La visión y la misión del Family Office
  • La relación con la empresa familiar
  • La estructura del Family Office, incluida la estructura legal, la propiedad, el impacto regulatorio y fiscal
  • Jurisdicción
  • Gobernanza
  • Servicios
  • Personal de la organización
  • Operaciones, incluida la tecnología clave que se necesita
  • Finanzas (financiación y el presupuesto)
  • El plan de trabajo ¿Cómo será implementado en la organización?

Resulta importante que las familias cuenten con una perspectiva a largo plazo. Un plan estratégico debe considerar supuestas “pruebas de estrés” sobre el crecimiento de los activos e ingresos frente al número proyectado de futuros miembros de la familia junto a su consumo.

A las familias, les resulta muy útil contar con un asesor independiente para que dirija y facilite el proceso del plan de trabajo a realizar dentro del Family Office, quien realice preguntas complejas pero esenciales, ayudando así a traer nuevas visiones a la familia, como también a desarrollar soluciones holísticas de cara al futuro.

  1. Definir proceso de inversión

El Family Office puede diversificar sus activos a través de vías de inversión no convencionales, provocando que se diversifiquen los riesgos, junto a demostrar las preferencias de los miembros de la familia.

Es por ello, que las estrategias de inversión son generalmente administradas por terceros, donde los Family Offices deben utilizar sus fondos de administración de activos para invertir su capital en inversiones administradas por terceros, o inversiones directas donde el Family Office toma la decisión de invertir capital en un activo o valor específico.

  1. Implementar un modelo de comunicación eficiente

El Family Office debe verificar los activos, las estructuras de propiedad, además de los variados intereses comerciales y personales de los diferentes miembros de la familia. Debido a ello es que se requieren diversos tipos de información, como los datos financieros para respaldar la toma de decisiones, datos de la cartera para confirmar la supervisión efectiva de los activos, además del monitoreo continuo de los procesos para detectar y mitigar los riesgos.

Es en ese punto donde la tecnología se vuelve relevante, ya que se convierte en un gran apoyo para el proceso de recopilación de datos. La familia debe decidir qué tipo de tecnología requiere, ya que puede ser desde un solo sistema monitorear los compromisos adquiridos en el directorio, consejo de familia como también conocer el estatus de sus inversiones financieras como de desarrollo inmobiliario o venture capital.

  1. Resguardo patrimonial, la tecnología al servicio de la seguridad del FFOO

El elegir entre una diversidad de opciones tecnológicas, puede convertirse en un desafío para el Family Office, ya que la tecnología se mantiene en constante cambio y es necesario que la familia esté preparada para adaptarse a este desafío. Algunas áreas a considerar incluyen:

  • Creación de una infraestructura de red remota, incluida la configuración de una red privada virtual
  • Consideración de aplicaciones de almacenamiento online o nube
  • Centrarse en la ciberseguridad, la información que cuenta un FFOO es critica respecto a la situación familiar, en este sentido es de suma importancia resguardar la información de sus miembros
  1. Incorporando a la sociedad, filantropía como parte del legado

En el momento en que las familias consideran la filantropía, la gran mayoría considera las donaciones caritativas para el bien público, pero también existen otras opciones. Éstos incluyen:

  • Filantropía tradicional
  • Filantropía no tradicional o “sujeta a impuestos”: usar estructuras que no tienen beneficios fiscales para lograr las metas filantrópicas de las familias. A menudo, al renunciar a los beneficios fiscales, las organizaciones también se liberan de las restricciones operativas asociadas
  • Inversión de impacto: invertir en empresas, organizaciones y fondos con la intención de hacer una contribución positiva a la sociedad junto con un rendimiento financiero
  • Filantropía de riesgo: uso de técnicas de inversión para medir la eficacia de los proyectos filantrópicos y financiar (o desfinanciar) en consecuencia
  1. Gobernanza como modelo de funcionamiento sostenible

La gobernanza es un proceso continuo, no un tema fijo. Por lo que lleva tiempo y esfuerzo el lograr implementar un sistema de gobierno, es por eso que se requiere de grandes desafíos para su operación y ajustarlo según sea necesario para lograr las metas y necesidades de la familia junto a los de la empresa.

La implementación de una nueva estructura de gobierno es proceso largo, pero se puede dividir en seis pasos:

  • Comprender la gobernanza
  • Evaluar el tamaño y la complejidad de la familia junto al Family Office
  • Identificar cualquier estructura de gobierno existente
  • Decidir el sistema de gobernanza: de arriba hacia abajo o simétrica
  • Analizar cómo llegar
  • Designar un equipo y desarrollar los procesos
  1. Gestión de riesgos en el Family Office

A menudo, el propósito más importante del Family Office es proteger su legado. Sin embargo, protegerlo a través de las generaciones se puede convertir en una tarea compleja, con diversos riesgos, desde los desafíos de sucesión familiar hasta interrupciones en el mercado, privacidad y amenazas cibernéticas.

Se ha visto que las diferentes iniciativas de gestión de riesgos tienen un enfoque limitado, por lo que quienes forman parte del Family Office se ven obligados a generar nuevas iniciativas para procesos específicos, sin embargo, estas revisiones no logran demostrar los riesgos reales ni equilibrar de forma efectiva el riesgo con el negocio. El Family Office debe lograr adoptar un enfoque adaptado a su propio apetito por el riesgo, recursos y capacidad para realizarlas.

El proceso de gestión de riesgos debe comenzar con establecer un consenso sobre la ambición por el riesgo junto a la familia. Una vez que se toma la decisión clave, los pasos que siguen son más sencillos: identificar y calificar los riesgos claves, medir el impacto de los riesgos en las decisiones de inversión e informar e iniciar controles para mitigar los riesgos.